ABOUT ME—AND GDPR INFO

Jennifer Evans

A professional translator and subtitler since 1996, with extensive experience writing about challenges and initiatives in the field of biodiversity, including the nominations for two biosphere reserves. General medicine-related articles and a wide range of Swedish tourism, often with a focus on nature.

 

Subtitling credits include the film series about crime reporter Annika Bengtzon, the Norwegian TV series “The Half Brother” and the Stefan Jarl documentary “Submission.” 

 

Full member of the Swedish Association of Professional Translators.

Du ska känna dig trygg

När du kontaktar mig med en förfrågan om översättning får jag tillgång till personuppgifter om dig. 
Du ska känna dig trygg i att jag hanterar dina personuppgifter på ett tryggt sätt.

 

Personuppgifter jag hanterar

1. Namn, mejladress och eventuell annan kontaktinformation som jag får via mejl.

2. Personnamn i texter eller filmer som jag fått i uppdrag att översätta/undertexta. Uppgifter om personens yrke, studier, hobbyer och i vissa fall sjukdom eller funktionshinder kan förekomma i samband med namnet.

3. I vissa fall får jag dokument av en känslig natur att översätta, till exempel patientjournaler och olika typer av avtal.

4. Sedvanlig mejlkorrespondens med såväl kunder som kollegor.

5. Till och med visitkort innehåller persondata, även om man kan tycka att det är just meningen att de ska spridas. Men det betyder ju inte att man samtycker till att hamna på marknadsföringslistor.

 

Så här hanterar jag dem

1. Namn och mejladress sparas i mejlprogrammets adressbok. Fakturaadress sparas i en separat fil på annan plats på hårddisken. Vanligtvis sparas telefonnummer endast i mejlkorrespondensen, de programmeras bara in i telefonen om vi har frekvent telefonkontakt.

2. Det ursprungliga dokumentet sparas tillsammans med det översatta, alternativt sparas filmen och undertexterna i undertextformat och Word-format. För en del översättningar sparas texterna även uppdelat i segment i ett så kallat translation memory (TM). Ett TM fungerar som referens för kommande översättningar, vilket säkrar konsekventa termer. Ovanstående filer sparas på datorn i cirka två veckor efter leverans, sedan flyttas de till en extern hårddisk för arkivering. Dessutom sparas mejlen med bifogade filer i en arkivmapp i mejlprogrammet.

3. Vid känsliga dokument flyttas både ursprungsdokumentet och den översatta versionen till arkivhårddisken direkt efter leverans. Arkivhårddisken är inte uppkopplad mot nätet. Eventuella utskrifter med känslig information körs i dokumentförstörare.

4. Mejlkorrespondens sparas i tio år, enligt preskriptionstiden under svensk lag.

5. Visitkort sparas i en visitkortspärm som rensas vartannat år.

 

Vad jag inte gör med dina uppgifter

Jag skickar inga nyhetsbrev, jag skickar ingen reklam. Jag lämnar inte vidare dina kontaktuppgifter utan att fråga dig. Det kan alltid hända att en kund eller kollega vill ha kontakt med någon som jobbar med just det du gör – då mejlar jag dig och frågar om jag kan skicka dem dina kontaktuppgifter.

 

Dina rättigheter

Du kan alltid be att få veta vilka uppgifter jag har om dig. Du har rätt att be mig om att radera alla dina personuppgifter. (Men vissa typer av information måste enligt lag sparas i minst sju år.) Du har också rätt att be mig att uppdatera de uppgifter jag har om dig (jag hoppas till och med att du gör det!).

 

Riskanalys angående personuppgiftshantering

Min hantering av personuppgifter innebär väldigt låg risk för risk för individers fri- och rättigheter (alltså sådant som kan leda till diskriminering, identitetsstöld eller bedrägeri, finansiell förlust, skadlig ryktesspridning eller som är ett brott mot sekretess/tystnadsplikt). Datorn och nätverket som dessa uppgifter lagras i skyddas på betryggande sätt med antivirusprogram, brandvägg och ett säkert mejlprogram. En del av ovanstående information kan tillfälligt sparas på Dropbox under översättningsprocessen.

Privacy notice

When you contact me with a query about a translation, I receive personal data about you. 

I want you to rest assured that I manage your personal data responsibly.

 

Personal data that I process

1. Name, e-mail address and possibly other contact information I receive in e-mails.

2. People’s names in documents or videos I am given to translate/subtitle. Sometimes this will include the person’s profession, studies, hobbies and in some cases illness or disability.

3. In some cases, I receive documents of a sensitive nature to translate, such as medical records and various types of contracts.

4. Standard e-mail correspondence with clients and colleagues.

5. Business cards contain personal data, too – even though they are meant to be shared. They still do not imply consent to be added to marketing lists and so on.

 

How I process them:

1. I save the contact’s name and e-mail address in my e-mail software. Invoice addresses are stored in a separate file elsewhere on the hard drive. Generally, telephone numbers are only stored in the original e-mail; I only program them into my phone if we have frequent phone contact.

2. I store the original document along with its translation, or the video and the subtitles in subtitle format and Word format. For some translations, the contents can be stored broken up into segments in a translation memory (TM). A TM serves as a reference for previous translations, which ensures consistent terminology. The above files are stored on my computer for about two weeks after delivery, then they are moved to an external hard drive for archiving. All e-mail correspondence, with attached files, is archived in separate folders in my e-mail software.

3. For sensitive documents, the original and translated versions are transferred to the external archive hard drive immediately after delivery. The external drive is not internet-connected. Any printouts with sensitive information are shredded.

4. E-mail correspondence is stored for ten years – the term of limitation under Swedish law.

5. Business cards are stored in a binder that is purged every two years.

 

What I don’t do with your personal data

I don’t send out newsletters, I don’t send out advertising. I do not pass along your contact information without asking you. It happens that a client or colleague wants to get in touch with someone who does what you do – in which case I will contact you and ask if I can pass along your details.

 

Your rights

You can always ask me what personal data I have about you. You can ask me to delete all of your personal data. (However, certain types of information must be saved for at least seven years under Swedish law.) You also have the right to ask me to update the information I have about you (in fact, I hope you do!).

 

Risk assessment regarding processing of personal data

My processing of personal data leads to a very low risk to the rights and freedoms of individuals (i.e., things that can lead to discrimination, identity theft or fraud, financial loss, harmful rumours, or is in breach of confidentiality). The computer and network where your data is stored is protected to a satisfactory degree with antivirus software, firewall and secure e-mail software. Some of the above information may temporarily be stored on Dropbox during the translation phase.